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如何做好人防工程档案管理
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人民防空是国防的重要组成部分,是现代城市建设的重要内容,而人防工程档案管理工作则是人防基础性工作之一。人防工程档案储备了丰厚的信息资源供于人防事业发展,是战时物资储存、组织人员掩蔽和防空袭布置的重要依据。新形势下,为加快人防现代化建设步伐,有必要将人防工程档案管理工作贯彻落实,规避文件泄密的情况,消除可能构成的危害。做好人防工程档案管理应从以下几方面。

一是加强统筹规划。在人民防空中长期规划中增添档案管理工作,围绕档案资料收集、整理、签订、检索、记录、归档、保护等工作建立系统化工作链条,有序储存,推行标准化、科学化和组织性的管理工作。

二是优化健全人防档案保密制度。参照《保密法》要求优化及安全人防档案保密制度,并积极完善、新增内容,围绕人防档案构建高效安全的保密制度。同时,面对上级及保密部门的监督指导应该主动接受,一同将清查与鉴定人防档案涉密文件工作做好。此外,需要对保密性与非保密性档案细致划分,整理出能够开放利用的档案,并明确区分普通档案和涉密的档案。

三是督促档案管理人员履行职责。人防工程档案管理人员主要负责对档案完整和安全予以维护,严格遵循“不坏、不丢、不散、不乱”原则。其中,不坏表示能够完好无损的保管人防工程档案,避免档案由于各类因素的影响而出现损坏。同时,需要及时抢救已出现破损的档案;不丢表示避免由于工作疏忽导致遗失档案或出现被窃的情况,为档案实体和档案内容同时提供安全保障;不散表示相对集中的管理人防工程档案,避免因分散保管档案而阻碍档案管理的情况出现,同时能将档案丢失或损坏的情况规避;不乱表示有条不絮的开展保管工作,排架整齐规范,时刻保持警惕,做到有规可循、有目可查,赋予档案安全性保障。

四是优化人防工程档案管理流程。人防工程档案保密管理工作开展中,也需要围绕档案查阅流程进行梳理优化,保障规范性。档案管理人员根据查阅人员的查阅审批手续,并要求做好签字登记,即可提供查阅的档案。涉密档案仅限于档案查阅室内浏览,且摘抄、拍照及复印等活动不被允许;非涉密档案可以复印、不可带出档案查阅室。查阅者如果有复印涉密档案的需求,应申请复印审批,办好手续后根据管理人员的指示复印,完成复印件编号的编制,并签字登记后方可使用。在结束使用后,应尽快退还或销毁。在归还时,不论是涉密亦或是非涉密档案,需要逐页检查、核对,避免出现泄密的情况。


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